EDI

Wat is EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) is de gestructureerde, geautomatiseerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten zoals orders, verzendberichten en facturen tussen de computersystemen van verschillende organisaties, in een vooraf afgesproken berichtstandaard en zonder handmatige tussenkomst. Waar een pdf per e-mail door een mens moet worden gelezen en overgetypt, leest het ERP-systeem van de ontvanger een EDI-bericht direct in. EDI is daarmee de digitale ruggengraat van ketensamenwerking in retail, logistiek, automotive, farma en voeding.

EDI = zaken doen van systeem naar systeem, zonder papier, e-mail of overtypen.

🧠 Wat doet EDI precies?

EDI vervangt de papieren of handmatige documentstroom in de orde-tot-betaalketen. Met EDI kunnen bedrijven:

• Automatisch bestellingen verzenden en ontvangen - de order van de klant komt als record binnen in het ordersysteem van de leverancier
• Orders bevestigen of wijzigen - de leverancier antwoordt met een orderbevestiging, inclusief aangepaste aantallen of leverdata
• Verzendinformatie delen - de pakbon gaat vooraf digitaal mee, met SSCC-pallets, GTIN’s, batchnummers en houdbaarheidsdata
• Ontvangst bevestigen - de afnemer meldt welke goederen werkelijk zijn ontvangen, inclusief verschillen en schade
• Facturen digitaal verwerken - de factuur wordt automatisch gematcht met order en ontvangst (three-way match)
• Voorraad, prijzen en verkopen delen - voor vendor managed inventory en voorraadbeheer in de keten

Het effect is minder overtypfouten, kortere doorlooptijden en een betrouwbare basis voor tracking en tracing. EDI regelt zelf geen compliance, maar levert wel het digitale spoor dat u nodig hebt om bijvoorbeeld onder GMP of in de voedselketen partijen snel terug te vinden.

📦 Welke EDI-standaarden bestaan er?

EDI is geen één standaard maar een familie van berichtformaten. De belangrijkste:

Een EDIFACT-bericht is compact tekst: segmenten eindigen met ', gegevenselementen worden gescheiden door + en componenten door :. Een interchange begint met de envelop UNB en eindigt met UNZ; elk bericht daarbinnen loopt van UNH tot UNT.

🔄 Welke EDI-berichten worden het meest gebruikt?

DESADV is het scharnierpunt tussen IT en de fysieke stroom: het label met de GS1-128-barcode op de pallet bevat hetzelfde SSCC als het bericht, zodat het WMS van de ontvanger de pallet bij inscannen direct herkent.

🔧 Hoe worden EDI-berichten verstuurd?

Naast het formaat is het transport afgesproken. Gangbare routes:

• AS2 - vastgelegd in RFC 4130 (2005): berichten gaan via HTTP(S), worden met S/MIME ondertekend en versleuteld, en de ontvanger stuurt een ondertekende ontvangstbevestiging (MDN) terug. Dat geeft onweerlegbaarheid
• AS4 - modernere tegenhanger op basis van webservices (een profiel van OASIS ebMS 3.0); verplicht in het Peppol-netwerk sinds 1 februari 2020, waarna AS2 daar volledig is uitgefaseerd
• SFTP - bestandsoverdracht over SSH, eenvoudig maar zonder ingebouwde bevestiging per bericht
• VAN (Value Added Network) - een EDI-dienstverlener die berichten routeert, vertaalt, archiveert en bewaakt, zodat u één verbinding hebt voor honderden handelspartners
• API’s - moderne platforms bieden REST/JSON naast klassieke EDI, vaak via een integratieplatform dat beide vertaalt

In de praktijk draait er een EDI-vertaler (mapping) tussen het netwerk en het ERP: die zet EDIFACT of X12 om naar het interne formaat (bijvoorbeeld SAP IDoc) en terug.

🏭 Hoe sluit EDI aan op ERP, WMS, MES en TMS?

In termen van ISA-95 is EDI een niveau 4-zaak: het verbindt de bedrijfssystemen van verschillende organisaties. Toch merkt de werkvloer het direct. In de automotive roept een DELJIT-bericht van de autofabrikant onderdelen af in volgorde van productie; het MES en WMS van de toeleverancier moeten daar binnen uren op reageren. EDI is daarmee een schakel in supply chain management waarin IT-storingen direct tot stilstand van fabrieken kunnen leiden.

🧱 Hoe implementeert u EDI met een handelspartner?

Een typisch traject verloopt in zes stappen:

1. Inventariseer de partner-eisen - welke berichten (ORDERS, DESADV, INVOIC), welke standaard en versie (bijvoorbeeld EANCOM D.01B) en welk transport (AS2, VAN, Peppol)
2. Leg masterdata vast - GLN’s voor locaties en GTIN’s voor artikelen volgens GS1, zodat beide kanten dezelfde codes gebruiken
3. Bouw de mapping - vertaal de velden van het partnerbericht naar uw ERP en leg bedrijfsregels vast (eenheden, btw, kortingen)
4. Test met de partner - wissel testberichten uit en controleer syntax én inhoud, inclusief foutscenario’s en annuleringen
5. Ga live met monitoring - bewaak ontvangstbevestigingen (MDN of CONTRL) en stel alarmen in voor berichten die blijven hangen
6. Beheer de levenscyclus - vernieuw certificaten tijdig met certificaatbeheer en volg nieuwe versies van de partner

Een eenvoudige partner met drie berichttypes kost bij een ervaren integrator vaak enkele weken; grote retailers leveren daarvoor eigen implementatiegidsen.

🔐 Welke beveiligingsrisico’s kent EDI?

EDI-verbindingen lopen per definitie over organisatiegrenzen heen en zijn daarmee een onderdeel van uw ketenrisico:

• Versleuteling en integriteit - gebruik TLS en ondertekening (AS2/AS4), en geen onversleutelde FTP
• Certificaatbeheer - verlopen AS2-certificaten zijn een klassieke oorzaak van stilgevallen orderstromen
• Factuurfraude - een gewijzigde IBAN in een INVOIC kan ongemerkt worden verwerkt; laat wijzigingen van bankgegevens altijd buiten EDI om bevestigen
• Afhankelijkheid van dienstverleners - een storing of ransomware-aanval bij een VAN of EDI-provider legt de orderstroom van honderden klanten stil
• Segmentatie - EDI-servers horen in een DMZ, niet in hetzelfde netwerk als productiesystemen

Onder NIS2 en de Cyberbeveiligingswet moeten essentiële en belangrijke entiteiten de beveiliging van hun toeleveringsketen beheersen. Neem EDI-dienstverleners daarom op in uw third party risk management en leveranciersbeveiliging.

🇪🇺 Wat betekent de Europese e-factuur voor EDI?

E-facturatie is een specifieke vorm van EDI die door wetgeving wordt aangejaagd:

• Sinds 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe contracten elektronisch factureren
• Sinds 18 april 2019 moeten alle Nederlandse aanbestedende diensten e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen (Richtlijn 2014/55/EU, verwerkt in de Aanbestedingswet 2012)
• ViDA (VAT in the Digital Age), in maart 2025 aangenomen door de Raad, maakt e-facturatie volgens EN 16931 verplicht voor B2B-transacties tussen EU-lidstaten vanaf 1 juli 2030; een pdf per e-mail telt dan niet meer als e-factuur

Bedrijven die al EDIFACT INVOIC gebruiken, moeten dus controleren of hun facturen ook voldoen aan EN 16931 of via een Peppol-toegangspunt kunnen worden verstuurd.

❓ Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen EDI en een e-mail met pdf?

Een pdf per e-mail is leesbaar voor mensen, maar moet worden overgetypt of met OCR worden uitgelezen. EDI levert gestructureerde data die het ERP-systeem van de ontvanger direct verwerkt. Daardoor is EDI sneller, minder foutgevoelig en geschikt voor grote volumes.

Wat is het verschil tussen EDIFACT en EANCOM?

UN/EDIFACT is de algemene, internationale EDI-standaard van de Verenigde Naties met honderden berichttypes. EANCOM is een subset van EDIFACT die GS1 heeft ingeperkt en toegelicht voor retail en andere sectoren. Elk EANCOM-bericht is dus een geldig EDIFACT-bericht.

Is EDI hetzelfde als Peppol?

Nee, Peppol is een internationaal netwerk met afspraken voor het uitwisselen van e-facturen en orders, oorspronkelijk opgezet voor overheidsinkoop maar steeds vaker ook B2B. Peppol is een vorm van EDI die werkt met UBL-berichten en het AS4-protocol. Klassieke EDI gebruikt meestal EDIFACT of X12 via AS2, SFTP of een VAN.

Wordt EDI vervangen door API’s?

API’s worden steeds vaker gebruikt voor realtime informatie, zoals voorraadstanden en track-and-trace-statussen. Voor orders en facturen tussen grote ketenpartners blijft EDI de norm, omdat de berichtstandaarden en implementatiegidsen al decennia zijn uitgewerkt. Veel integratieplatforms ondersteunen daarom EDI en API’s naast elkaar.

Wat is een DESADV-bericht?

Een DESADV (Despatch Advice) is het elektronische verzendbericht dat de leverancier vóór de levering verstuurt. Het bericht beschrijft welke artikelen in welke aantallen op welke pallets zitten, geïdentificeerd met SSCC-codes. De ontvanger kan de levering daardoor snel inscannen en controleren.

Wat kost EDI?

De kosten van EDI bestaan uit een EDI-vertaler of integratieplatform, de bouw van mappings per partner en vaak een abonnement of transactiekosten bij een VAN. Kleine leveranciers gebruiken soms een webportaal (WebEDI) van de dienstverlener in plaats van een volledige koppeling. Hoe meer berichten u verwerkt, hoe sneller een volledige EDI-koppeling zich terugverdient.

📌 Samengevat

EDI is de gestandaardiseerde, geautomatiseerde uitwisseling van orders, verzendberichten en facturen tussen organisaties, en daarmee de digitale ruggengraat van ketensamenwerking. Standaarden als EDIFACT, EANCOM en X12 bepalen het formaat, AS2, AS4, SFTP en VAN’s het transport. Wie EDI goed koppelt aan ERP en WMS, certificaten beheert en de EDI-keten meeneemt in zijn leveranciersbeveiliging, staat ook klaar voor de verplichte e-factuur vanaf 2030.